Privacyverklaring

Om jou een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. We geven jou hieronder meer uitleg over hoe we daarmee omgaan.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Dienstverlenende Vereniging DDS, met ondernemingsnummer 0207.087.872 en gelegen te Bevrijdingslaan 201, 9200 Dendermonde.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

Definities

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar DDS beroep op doet.

Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw gegevens.

Wij bewaren jouw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om je persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat je persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om deze gegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden jouw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van jouw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

Doeleinden en verwerkingsgronden

Je persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij jou opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we je persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die erover beschikken.

Wij verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij jouw gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

• om een wettelijke verplichting na te komen;
• voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag;
• wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven;
• voor de uitvoering van een overeenkomst met jou.

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

• Identificatie- en contactgegevens, bijvoorbeeld naam, (e-mail)adres, rijksregisternummer, telefoonnummer …
• Persoonlijke kenmerken, bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep …
• Samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties, bijvoorbeeld huwelijk of andere samenlevingsvorm, naam van de echtgenoot of partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, bloedverwanten …
• Sociale (zekerheids)gegevens, bijvoorbeeld informatie met betrekking tot kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon …
• Beeld- en geluidsopnamen, bijvoorbeeld: foto’s, video-opnames …

Doorgifte

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier een beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of jouw gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij jouw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

In principe worden jouw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer jouw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Rechten

Indien wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je de volgende rechten:

Recht op informatie en inzage

Je mag weten of we persoonsgegevensgegevens van jou hebben, welke dat zijn en op welke manier gebruikt worden. Je kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.

Recht op correctie en aanvulling

Als je persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag je ons vragen om ze te verbeteren en/of aan te vullen.

Recht om vergeten te worden

Je mag vragen dat je persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
• je jouw toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
• je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
• jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
• jouw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen je persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om je gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

• je de juistheid van die gegevens betwist;
• de verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de gegevens gewist worden;
• wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar je ze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
• je bezwaar maakt tegen de verwerking van je gegevens (zie verder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de jouwe in het geding zijn.

Wanneer de verwerking beperkt is, worden je persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met jouw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

Recht op bezwaar

Wanneer je persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heb je het recht om je hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met jouw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van jou, zullen wij de verwerking van je gegevens staken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we jouw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van je toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je ze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. Je mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om je te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor jou rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op jouw toestemming. In deze gevallen kan je ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

Recht op intrekking toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je deze toestemming om het even wanneer intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van jouw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van jouw toestemming blijft evenwel geldig.

Uitoefenen van rechten

Je kan je rechten uitoefenen door ons een eenvoudig verzoek te sturen via mail of post. Of je kan het aanvraagformulier invullen en dit via mail of per post naar ons door te sturen.

Indien je jouw gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties jouw gegevens hebben geraadpleegd, kan je je rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier.

Specifieke verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je jouw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

Beeldmateriaal

Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto’s en video’s. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het lokaal bestuur en zijn activiteiten, onder andere in ons gemeenteblad, in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze socialemediakanalen. Wij respecteren jouw recht op afbeelding en engageren ons om jou bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.

Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto’s en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van jouw impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.

Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin jij het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto’s of video’s zullen wij altijd jouw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf jou aanspreken. Je kan de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

Sociale media

Het lokaal bestuur maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met zijn inwoners. Het lokaal bestuur is daarbij ook actief op socialemediaplatformen, namelijk Facebook en LinkedIn.

Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om jou verder te helpen of aan jouw verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van je verzoek worden deze berichten nog 30 dagen door ons bewaard.

Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang ze niet door jou verwijderd worden.

Je persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het socialemediaplatform in kwestie. Het lokaal bestuur heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van je persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de socialemediaplatformen van toepassing.

Cookies en tracking

Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vind je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kan je per type cookie toestemming geven of weigeren.

Cameratoezicht

Als openbare overheid voorzien wij camerabewaking op het openbaar domein. Deze camera’s hebben handhaving tot doel.

De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij worden dan ook jouw persoonsgegevens verwerkt.

Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden automatisch gewist na één maand indien ze geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.

Vragen en klachten

Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Jouw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Ben je ontevreden met de behandeling van je verzoek of ben je van mening dat de behandeling van je persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

Contactgegevens

U kan ons contacteren per e-mail naar info@dds-streekregisseurs.be of per brief naar DDS, Bevrijdingslaan 201 te 9200 Dendermonde.

Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.